Veille documentaire en sciences de l’information

Ce guide dont la rédaction a été assurée par la direction des Archives de France avec plusieurs concours extérieurs, est un instrument destiné aux services publics patrimoniaux devant mener à bien leurs projets de numérisation de documents. Il répond à un besoin de fournir des conseils méthodologiques et techniques pour l’élaboration d’un cahier des charges pour la dématérialisation des archives tels les documents reliés, les manuscrits, les plans, les dessins, les photographies et les microformes.

Il ne prend en compte que la numérisation en mode image des documents. De ce fait, il n’aborde ni la numérisation des archives audiovisuelles, ni celle des objets en trois dimensions. De même, n’est pas non plus traitée la reconnaissance optique des caractères (océrisation) des documents textuels numérisés.

Ce guide de 60 pages s’applique au processus de numérisation proprement dit : de la préparation des documents physiques à la fourniture des images numériques.

En voici le sommaire qui donne un bon aperçu de son contenu :

1. INTRODUCTION
   1. Le contexte
   2. Le contenu du guide
2. PRINCIPES GENERAUX
   1. Rôle de l’atelier de numérisation
   2. Numérisation sur place ou dans les locaux du prestataire
   3. Externalisation possible de certaines phases de l’opération de numérisation
   4. Microfilmage / numérisation
   5. Organisation de la prestation au regard du code des marchés publics
3. LES CLAUSES DU CAHIER DES CHARGES
   1. Contexte et objectifs
   2. Résumé des prestations à réaliser
   3. Présentation des documents à numériser
   4. Décomposition de la prestation en sous-ensembles
   5. Déroulement de la prestation et délais d’exécution
   6. Conditions générales d’exécution
   7. Mise à disposition du prestataire des documents à numériser et du fichier de récolement
   8. Prise en charge, transport et stockage des documents
      1. Numérisation dans les locaux du prestataire
      2. Numérisation sur place
   9. Vérification des documents et signalement des anomalies par le prestataire
   10. Manipulation des documents
   11. Etalonnage de la chaîne de numérisation
   12. Caractéristiques des fichiers images à fournir
       1. Paramètres techniques
       2. Nommage
       3. Métadonnées
   13. Indexation
   14. Fichier de récolement complété et finalisé – Suivi de la production
   15. Contrôle de la production par le prestataire
   16. Livraison des images numériques
   17. Contrôle des prestations par le commanditaire
   18. Assurances – Dommages aux documents
   19. Utilisation des documents et des images numériques par le prestataire
   20. Protection du droit de reproduire
   21. Droits d’auteur
   22. Garanties

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